Condotte illecite: le aziende devono attivare canali e procedure di segnalazione

Le aziende che impiegano 250 o più dipendenti hanno due mesi e mezzo di tempo per allinearsi alle regole del D.Lgs. 24/2023 che ha attuato la Direttiva Ue 2019/1937 e introdotto in via generalizzata l’istituto del whistleblowing nel nostro ordinamento. Le aziende che impiegano invece fino a 249 lavoratori hanno tempo fino al 17 dicembre.

Con il termine di whistleblowing si intende la rivelazione da parte di un soggetto di un illecito commesso all’interno di un ente, del quale lo stesso abbia avuto conoscenza nell’esercizio delle sue funzioni. L’istituto ha avuto una prima importante applicazione con l’emanazione dei Decreti Legislativi 165/2001 per il settore pubblico e 231/2001 per il settore privato e ha sempre costituito parte integrante dei modelli di organizzazione delle aziende, rappresentando un baluardo dell’efficacia dei sistemi di controllo. Oggi, grazie alla direttiva europea che ha esteso e meglio definito i meccanismi di utilizzo, questo istituto diventa parte essenziale delle organizzazioni aziendali e impone una serie di adempimenti di particolare rilievo.

La disciplina mira a proteggere le persone che segnalano violazioni capaci di ledere l’interesse o l’integrità aziendale. Si tratta di una protezione estremamente ampia poiché si estende non solo al soggetto segnalante, ma anche ai cosiddetti facilitatori, ossia i soggetti preposti ad assistere il segnalante nel processo di segnalazione e - tra gli altri - i colleghi che operano abitualmente nello stesso contesto lavorativo. La protezione ha l’intento di essere particolarmente efficace: le tutele sono assicurate non solo nel corso del rapporto di lavoro ma prima del suo inizio, se le violazioni sono conosciute durante il processo di selezione, e dopo la sua cessazione.

La più recente normativa ha ampliato l’ambito di applicazione dell’istituto del whistleblowing, estendendone il campo di azione a tutte le società che: hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati; operano in settori regolamentati a livello europeo (ad esempio i mercati finanziari) a prescindere dal numero di dipendenti; rientrano nel campo di applicazione del D.Lgs. 231/2001 e adottano un modello di organizzazione, sempre a prescindere dal numero dei dipendenti.

Per garantire l’auspicato grado di protezione, le aziende dovranno mettere in atto una serie di adempimenti diretti a rendere effettiva la tutela. In particolare, dovranno attivare canali di segnalazione interna che garantiscano anche tramite strumenti di crittografia la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, del contenuto, dei documenti e delle persone comunque menzionate nella segnalazione. La gestione del canale di segnalazione potrà essere affidata a una funzione interna autonoma, il cui personale dovrà essere specificamente formato, oppure a un soggetto esterno. In ogni caso, l’istituzione del canale di segnalazione (interno o esterno) dovrà essere preceduta da una consultazione con le rappresentanze o le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

Poiché le segnalazioni potranno essere effettuate con la massima libertà di forma scritta e orale, i canali di segnalazione dovranno garantire la prova della corretta ricezione della segnalazione (attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale, modalità informatiche o incontri diretti) e della rigorosa tempistica di risposta, in quanto è previsto l’obbligo di rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni, e un riscontro alla segnalazione entro 30 giorni.

Tutti i potenziali segnalanti dovranno essere resi edotti delle procedure previste per effettuare le segnalazioni mediante informazioni chiare e precise che l’azienda dovrà rendere facilmente visibili nel luogo di lavoro o in una sezione dedicata del suo sito internet, se esistente. Sarà possibile anche effettuare una segnalazione usando un canale esterno istituito dall’Anac (l’Autorità nazionale anti corruzione), con le stesse garanzie di riservatezza e protezione elencate sopra, laddove il segnalante non possa ricorrere al canale interno, in quanto non attivo o non conforme alle caratteristiche sopra descritte, o quando ci siano fondati motivi per ritenere che, in caso di segnalazione, il sistema interno non sarebbe efficace o porterebbe a fenomeni di ritorsione o pericoli per il pubblico interesse.

L’entrata in vigore L’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023 avverrà il prossimo 15 luglio 2023 e, per i soggetti privati con meno di 250 dipendenti, il 17 dicembre 2023. Entro queste date, dunque, le aziende dovranno attivare il canale di segnalazione, individuare e formare le funzioni preposte, istituire le necessarie procedure aziendali e garantire l’adeguata informazione a tutti i dipendenti.