Codice Etico Federlazio

 

 

 

 

 

Indice

Premessa. 2

1.   Federlazio. 2

2.   Destinatari ed ambito di applicazione. 5

3.   Principi etici generali 6

4.   Principi etici nelle relazioni con dipendenti e collaboratori 9

4.1.    Selezione e assunzione del personale. 9

4.2.    Integrità e tutela della persona. 10

4.3.    Valore delle risorse umane. 10

4.4.    Salute e Sicurezza. 10

4.5.    Tutela della privacy. 11

4.6.    Doveri del personale. 11

5.   Principi etici nelle relazioni con gli associati 12

5.1.    Obblighi degli associati 13

5.2.    Relazioni con i fornitori 13

5.3.    Relazioni con i partner e i consulenti esterni 14

5.4.    Tutela della proprietà industriale ed intellettuale. 14

5.5.    Omaggi e liberalità. 15

6.   Principi etici nelle relazioni con le istituzioni e la comunità. 15

6.1.    Relazioni con la Pubblica Amministrazione. 15

6.2.    Relazioni con partiti, organizzazioni sindacali e associazioni 16

6.3.    Salvaguardia dell’ambiente. 17

7.   Sistema di controllo interno. 17

7.1.    Registrazioni contabili 17

7.2.    Controlli interni 18

8.   Efficacia del Codice Etico e conseguenze in caso di violazione. 18

8.1.    Entrata in vigore del Codice Etico e successive revisioni 18

8.2.    Diffusione, adesione al Codice Etico e conseguenze della sua violazione. 18

8.3.    Formazione sui contenuti del Codice Etico. 19

 

 

 

 

 

Premessa

L’Associazione Federlazio è un’Associazione di Piccole e Medie Imprese del Lazio (qui di seguito indicata anche come “l’Associazione” o, in breve, “Federlazio”).

L’Associazione da sempre attenta al pieno rispetto della legalità e dei principi etici di comportamento, con il presente documento denominato “Codice Etico” intende definire il sistema etico-valoriale al quale dovranno attenersi i suoi addetti e gli aderenti all’Associazione al fine di affermare il rigoroso rispetto dei principi di legalità, onestà, trasparenza, solidarietà, democrazia e partecipazione.

Tale documento esprime l’impegno e la responsabilità di carattere etico che Federlazio intende adottare nella conduzione delle proprie attività.

L’Associazione aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i propri addetti, con i propri associati e con ogni gruppo o istituzione, improntando i propri rapporti sulla base di principi di imparzialità, onestà, correttezza e riservatezza, tutelando i propri associati, i dipendenti e la comunità.

Il presente Codice Etico, pertanto, rappresenta lo strumento mediante il quale Federlazio si relaziona con tutti i soggetti con cui entra in contatto in termini di diritti, doveri e responsabilità. Tale documento è improntato alla cooperazione tra tutti i soggetti che a vario titolo interagiscono con l’Associazione nel rispetto del ruolo di ciascuno, in considerazione dell’obiettivo del perseguimento della propria missione e del proprio oggetto sociale.

Federlazio si impegna a promuovere la conoscenza del Codice Etico da parte di tutto il personale, dei suoi associati, degli altri stakeholder, delle altre società, enti e associazioni sottoposte alla sua direzione e controllo ed in generale, di tutti coloro con i quali intrattiene relazioni.

Federlazio si impegna, inoltre, a tenere in considerazione i suggerimenti e le osservazioni che dovessero scaturire dagli stakeholder, con l’obiettivo di confermare o integrare il Codice Etico.

Ad ogni modo, Federlazio vigila attentamente sull’osservanza del Codice Etico, predisponendo adeguati strumenti e procedure di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive.

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1.Federlazio

Federlazio è un’Associazione di Piccole e Medie Imprese del Lazio costituita nel 1972, che raggruppa oltre 3200 aziende per circa 70000 addetti costituenti oltre 10 miliardi di euro di fatturato.

Con sede in Roma, l’Associazione è radicata in modo capillare in tutto il territorio della regione Lazio articolando la sua struttura nelle sedi territoriali di Roma, Frosinone, Latina, Rieti e Viterbo.

Federlazio offre alle Piccole e Medie Imprese (di seguito per brevità anche “PMI”) assistenza, tutela e servizi non solo nei tradizionali ambiti gestionali, ma anche sul fronte della valorizzazione e della modernizzazione della cultura d’impresa nonché su quello della diffusione dell’innovazione tecnologica, della finanza innovativa, dei processi di internazionalizzazione e della formazione. Favorisce, inoltre, l’aggregazione di imprese per create nuove opportunità di sviluppo. In Associazione vengono organizzati seminari, incontri formativi ed informativi.

Federlazio è una Associazione senza scopo di lucro e la sua principale finalità è la tutela degli interessi delle PMI.

Nel perseguire il suo scopo sociale Federlazio:

• rappresenta le PMI nei confronti di Enti, Organismi pubblici e privati, Associazioni sindacali e di categoria;

• provvede alla risoluzione dei problemi di ordine tecnico, economico, finanziario amministrativo, legale e sociale riguardanti gli associati;

• raccoglie ed elabora elementi, notizie, dati, disposizioni normative che possano interessare le attività degli associati, anche per quanto concerne processi di produzione, promuovendo all’uopo la diffusione di pubblicazioni mantenendo contatti con Enti, Associazioni, Istituti nazionali ed esteri;

• fornisce assistenza agli associati con facoltà di trattare e risolvere, su richiesta, eventuali controversie individuali e collettive;

• favorisce i contatti e la collaborazione tra gli associati con riunioni periodiche, convegni, momenti formativi;

• assiste gli associati per tutto ciò che concerne l’insediamento e lo sviluppo delle attività economiche nell’ambito della Regione Lazio;

• stipula accordi economici e sindacali onde assicurare il regolare svolgimento dell’attività delle imprese aderenti;

• promuove e favorisce lo sviluppo dell’istruzione tecnica e professionale;

• mantiene con le organizzazioni sindacali dei lavoratori rapporti diretti a creare un efficace spirito di collaborazione tra datori di lavoro e lavoratori, a prevenire il sorgere di controversie nel campo di lavoro o a favorirne la soluzione;

• nomina rappresentanti in seno ad Enti, Organizzazioni, Commissioni pubbliche o private in quanto richiesti dagli stessi o ammessi dalla legge;

• promuove la costituzione nell’interesse degli associati, di consorzi e di reti d’impresa.

L’Associazione è articolata in numerose categorie che coprono tutte le attività di servizi, commercio e produzione al fine di promuovere nel modo più ampio e nello stesso tempo dettagliato lo sviluppo delle imprese che esercitano la stessa attività o attività tra loro affini.

Inoltre, Federlazio svolge attività di assistenza ed eroga servizi sulle problematiche gestionali degli associati che riguardano:

• consulenza alle imprese sulla normativa del diritto del lavoro e della previdenza sociale e assistenza nelle vertenze di lavoro individuali e collettive, nonché, partecipazione a tutti i tavoli istituzionali;

• assistenza alle imprese con i loro rapporti nel mondo del credito e in materia di finanza innovativa, nonché assistenza e consulenza alle imprese in materia di finanza agevolata, marketing e controllo di gestione;

• assistenza alle imprese nelle loro attività sui mercati esteri mediante partecipazioni a mostre e fiere internazionali, partecipazioni a programmi europei volti a migliorare la competitività delle PMI sui mercati internazionali, organizzazione di incontri con delegazioni estere;

• assistenza nelle attività di adeguamento alla legislazione in materia ambientale e prevenzione sugli infortuni sul lavoro;

• consulenza e assistenza per la certificazione di qualità;

• assistenza per la formazione e riqualificazione del personale, svolgimento, ricerca e selezione del personale;

• assistenza alle imprese operanti nel settore dei lavori pubblici e dell’edilizia privata e supporto per l’ottenimento della S.O.A.;

• realizzazione di indagini e ricerche su temi economici, politici e istituzionali di maggiore rilevanza per l’economia locale;

• formazione dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, degli addetti ai servizi di prevenzione e protezione dai rischi, degli addetti all’emergenza e primo soccorso;

• valorizzazioni degli interventi nel sociale.

Per meglio garantire la qualità dei servizi erogati agli associati, Federlazio è presente anche in altri organismi quali:

• “Formare” Scarl, ente accreditato dalla Regione Lazio che assiste le aziende nella formazione e riqualificazione del personale;

• “PMINVEST” Srl, società di servizi della Federlazio;

• “E.B.L.A.”, Ente Bilaterale Lavoro e Ambiente, costituito in maniera paritetica con CGIL CISL e UIL, che eroga servizi sul mercato del lavoro;

• “O.P.R.A.S.”, Organismo Paritetico Regionale Ambiente e Sicurezza, costituito pariteticamente con CGIL, CISL e UIL che svolge tutte le attività previste nell’art. 51 del D.lgs. 81/80 s.m.i.;

• “Federlazio Solidarietà”, Onlus avente lo scopo di reperire fondi per promuovere iniziative in campo sociale e culturale.

Inoltre, Federlazio, attraverso il “CONFIDI Lazio”, Consorzio di Garanzia Fidi, facilita le aziende all’accesso al credito.

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2.Destinatari ed ambito di applicazione

Il Codice Etico e le disposizioni in esso contenute sono da intendersi vincolanti, senza alcuna eccezione, per tutti gli organi sociali, i dipendenti e i consulenti dell’Associazione, per tutti gli associati a Federlazio, per clienti, fornitori, appaltatori, subappaltatori ed i “Consulenti esterni” (lavoratori non subordinati, revisori, intermediari, agenti, etc.) dell’Associazione nonché per tutti soggetti partecipati da Federlazio ivi compresi quelli indicati al punto che precede e che costituiscono quindi tutti insieme i “Destinatari” del presente Codice Etico.

Federlazio richiede il rispetto dei principi previsti dal presente Codice Etico a tutti gli stakeholder che a vario titolo si relazionano con l’Associazione.

Il Codice definisce i principi di comportamento da rispettare nell’espletamento delle attività professionali e fornisce le linee guida da seguire nei rapporti con i propri associati nelle relazioni con i clienti, fornitori e partner, le associazioni, gli enti, le istituzioni pubbliche, le organizzazioni politiche e sindacali e con gli organi di informazione.

Federlazio si impegna a diffondere il Codice presso tutti i destinatari e a predisporre tutti gli strumenti idonei a favorirne la piena applicazione.

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3.Principi etici generali

Legalità

Federlazio assicura e promuove, al proprio interno e a tutte le relazioni nelle quali opera, il rispetto delle leggi e in generale delle norme.

Rappresentanza

Federlazio rappresenta, tutela e promuove gli interessi di tutte le imprese associate conferendo ad esse pari dignità e valore.

La rappresentanza degli interessi degli associati viene attuata con l’obiettivo dello sviluppo economico, sociale, civile e culturale dell’intera comunità.

Integrità

Federlazio è un’Associazione in cui la legalità, la correttezza, l’onestà, l’equità e l’imparzialità dei comportamenti all’interno e all’esterno dell’impresa costituiscono un comune modo di agire.

In nessun caso il perseguimento dell’interesse dell’Associazione o dei suoi associati può giustificare una condotta non onesta.

Trasparenza

L’Associazione Federlazio si impegna a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in grado di mettere i propri stakeholder e shareholder nella condizione di prendere decisioni autonome e consapevoli.

Imparzialità

Nelle sue decisioni Federlazio evita ogni discriminazione in base all’età, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose o ad altri criteri interferenti con i diritti e le libertà fondamentali degli individui.

Riservatezza

Federlazio assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, astenendosi dal ricercare, diffondere o utilizzare dati riservati, salvo il caso di espressa autorizzazione del titolare di tali informazioni, e comunque nel rispetto delle norme vigenti.

Federlazio deve improntare il proprio comportamento alla massima riservatezza.

Le disposizioni che precedono valgono in particolare per coloro che vengano in possesso di informazioni confidenziali e rilevanti in ragione dei propri compiti di servizio.

È pertanto vietato diffondere, con qualsiasi mezzo, informazioni riservate, con previsione espressa che, la violazione di detto obbligo, incide gravemente sul rapporto fiduciario con l’Associazione e può determinare l'applicazione di sanzioni disciplinari o contrattuali, oltre all’eventuale avvio di azioni nelle sedi giudiziarie competenti.

Rispetto della persona

Federlazio garantisce l'integrità fisica e morale di tutti i loro collaboratori, assicurando, tra l’altro, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, scevre da episodi di intimidazione, sfruttamento delle condizioni di lavoro, mobbing e stalking, nel rispetto delle convinzioni e delle opinioni personali, nonché assicurando la disponibilità di ambienti di lavoro sicuri e salubri.

Federlazio non tollera comportamenti che inducono le persone ad agire contro la legge.

Proprietà intellettuale

Federlazio si impegna a svolgere la propria attività rispettando e tutelando i diritti di proprietà intellettuale di terzi.

Concorrenza leale

Federlazio si astiene dall’adottare comportamenti che in qualunque modo violino i principi di legalità e di leale concorrenza.

Comunicazione

Federlazio s’impegna a rappresentare gli interessi propri e dei suoi associati in maniera trasparente, rigorosa e coerente, comunicando e divulgando notizie verso l’esterno nel rispetto del diritto all’informazione e in maniera veritiera e corretta.

Innovazione e competitività

Federlazio promuove ogni iniziativa volta a valorizzare la forza creativa e innovativa delle imprese. A tal fine incoraggia e organizza ogni iniziativa che consenta alle imprese di adeguarsi alle continue innovazioni tecnologiche e alle sfide del mercato.

Formazione e informazione

L’Associazione ritiene valore imprescindibile per le imprese la continua attenzione alla formazione e informazione dei suoi addetti. A tal fine sollecita i propri associati ad essere consapevoli della necessità di prendersi cura delle competenze professionali dei propri addetti e del loro continuo aggiornamento.

Tutela dei giovani

Federlazio promuove ogni politica che incoraggi ed agevoli l’inserimento dei giovani nel mondo del lavoro e ne valorizzi le competenze acquisite nel percorso formativo e di istruzione.

Sostenibilità

Federlazio è consapevole che lo sviluppo delle imprese deve armonizzarsi con le esigenze globali di ordine economico, sociale e ambientale.

A tal fine promuove l’efficiente ed efficace utilizzo delle risorse e la tutela dell’ambiente.

Contrasto alla criminalità

L’Associazione svolge le proprie attività condannando e contrastando qualsiasi fenomeno di criminalità, denunciando laddove ne venisse a conoscenza, ogni tipo di comportamento in violazione dei principi di legalità e di libera concorrenza.

Contrasto al riciclaggio

Federlazio effettua le proprie attività garantendo l’applicazione delle leggi in tema di lotta alla criminalità organizzata ed antiriciclaggio, sia nazionali che internazionali, in qualsiasi giurisdizione competente, nonché al rispetto delle leggi, regolamenti e provvedimenti delle autorità competenti in materia fiscale e tributaria.

L’Associazione ha come principio quello della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni della ricettazione, del riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita. Tutto il personale non deve mai svolgere o essere coinvolto in attività tali da implicare il riciclaggio, cioè l’accettazione o il trattamento, di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo. Federlazio e i suoi associati devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse le informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari; essi sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata ed in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove applicabili.

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4.Principi etici nelle relazioni con dipendenti e collaboratori

4.1.Selezione e assunzione del personale

Federlazio nella selezione del personale rispetta le pari opportunità per tutti i soggetti interessati e, nei limiti delle informazioni disponibili, adottano opportune misure per evitare forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione.

Nelle attività di selezione sono richieste solo le informazioni del candidato strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni della persona.

Tutti i dipendenti e collaboratori sono assunti con regolare contratto di lavoro e non è assolutamente tollerata alcuna forma di lavoro irregolare o sfruttamento.

4.2.Integrità e tutela della persona

Federlazio evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei loro dipendenti e collaboratori, sia essa riferita alla condizione fisica, alla disabilità, alle opinioni, alla nazionalità, alla religione, o a qualsiasi altra condizione che possa dare origine a discriminazione.

Federlazio garantisce l'integrità fisica e morale di tutti i loro collaboratori, assicurando, tra l’altro, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, scevre da episodi di intimidazione, sfruttamento delle condizioni di lavoro, mobbing e stalking, nel rispetto delle convinzioni e delle opinioni personali.

Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.

4.3.Valore delle risorse umane

Le risorse umane di Federlazio sono un fattore indispensabile per il raggiungimento degli obiettivi sociali, e per tale motivo elevato è l’impegno di Federlazio nel tutelare e promuovere il valore dei propri addetti allo scopo di migliorarne e accrescerne l’esperienza, le competenze e il patrimonio di conoscenze.

4.4.Salute e Sicurezza

Federlazio si prefigge di mantenere i massimi livelli di igiene, tutela della salute e della sicurezza, garantendo le necessarie misure di prevenzione contro le malattie e gli infortuni sui luoghi di lavoro proteggendo quindi le proprie risorse umane. L’Associazione si impegna, per raggiungere tale obiettivo, a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale e terze parti coinvolte nella propria attività.

A tal fine, l’Associazione prevede un continuo monitoraggio dell’evoluzione degli scenari e delle attività di servizi nonché del mutamento dei pericoli ad esse connesse (analisi dei rischi). Per ridurre tali rischi definiscono e adottano una programmazione delle misure ritenute opportune a garantire il miglioramento dei livelli di sicurezza, l’introduzione delle migliori tecnologie di servizi, l’espletamento di attività di informazione e formazione continua e di controllo operativo.

4.5.Tutela della privacy

Federlazio garantisce il pieno rispetto del diritto di riservatezza, tutelato sulla base della normativa vigente garantendo le adeguate modalità di trattamento e conservazione dei dati. Pertanto, non effettuano in nessun caso indagini sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei dipendenti e dei collaboratori.

Inoltre, è vietato, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell’interessato.

4.6.Doveri del personale

Il personale di Federlazio (di seguito per brevità anche “il personale”) nell’assicurare le prestazioni richieste, deve agire con lealtà per rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e previsti nel presente Codice Etico. Inoltre, sono tenuti a segnalare, tramite appositi canali, eventuali violazioni dello stesso.

 

1. Conflitto di interessi

Il personale è tenuto a evitare tutte quelle situazioni e attività in cui si può manifestare un conflitto di interessi o che possono interferire con la sua capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel pieno rispetto dei principi e dei contenuti del Codice Etico e, in senso generale, di adempiere esattamente alle funzioni e responsabilità ricoperte. Inoltre, il personale deve astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie attività.

1. Utilizzo dei beni aziendali e delle risorse informatiche

Il personale è tenuto, nell’utilizzare i beni aziendali, ad operare con diligenza e ad adottare, nel loro utilizzo, comportamenti responsabili e in linea con quanto previsto dalle procedure e dalla legge.

Ogni collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate e ha il dovere di informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi.

Le risorse hardware e software devono essere utilizzate solo per scopi aziendali o per altri usi espressamente autorizzati dalla normativa vigente e secondo le regole procedurali e operative stabilite. Tutto il personale deve scrupolosamente attenersi e rispettare quanto previsto dalle politiche di sicurezza, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici.

L’utilizzo di software privo di licenza è strettamente proibito ed è fatto assoluto divieto di introdurre nel sistema informatico copie illegali di software.

1. Abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti e divieto di fumo

È’ vietato, anche occasionalmente, consumare o distribuire a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti o alcoliche nel corso dell’attività lavorativa e nei luoghi di lavoro.

E’ altresì fatto divieto di fumare nei luoghi di lavoro.

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5.Principi etici nelle relazioni con gli associati

Federlazio persegue i suoi scopi istituzionali mediante la piena valorizzazione delle relazioni con gli associati e con gli altri interlocutori istituzionali. L’attività di Federlazio nei loro confronti si basa su criteri di cooperazione e trasparenza.

Federlazio si impegna a valorizzare le competenze e la professionalità dei propri associati, stimolandone l'innovazione tecnologica e la competitività sul mercato.

A tal proposito, Federlazio s’impegna a:

• soddisfare al meglio le aspettative degli associati fornendo servizi efficienti;

• fornire accurate, esaurienti e veritiere informazioni circa i servizi offerti in modo che gli associati possano assumere decisioni consapevoli;

• ascoltare le esigenze degli associati con la finalità di risolvere i loro problemi;

• essere veritiera e trasparente nelle comunicazioni.

5.1.Obblighi degli associati

Gli associati riconoscono come valori fondamentali la legalità e la trasparenza del mercato. Inoltre, condividono i valori fondanti di Federlazio, così come descritti nel presente Codice Etico, e cooperano nella loro attuazione. Pertanto, si impegnano:

• a partecipare in modo assiduo alla vita associativa perseguendo il prioritario interesse dell’intera categoria evitando comportamenti che possano lederne l’unità tutelandone la funzionalità e il decoro;

• ad applicare le norme dei contratti di lavoro e a comportarsi con correttezza nei confronti dei propri collaboratori favorendone la crescita professionale e salvaguardando la loro sicurezza sul lavoro;

• a tutelare i diritti dei consumatori;

• a mantenere rapporti corretti e trasparenti con tutte le istituzioni pubbliche e private;

• a non aderire ad altre associazioni o enti che perseguano interessi confliggenti con quelli di Federlazio.

5.2.Relazioni con i fornitori

Nei processi di acquisto e nella gestione dei rapporti con i fornitori Federlazio si impegna ad adottare comportamenti orientati alla reciproca collaborazione:

• assicurando l’affidabilità, l’onorabilità e la professionalità della controparte, prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con la stessa;

• garantendo pari opportunità nella selezione del fornitore;

• adottando, nella selezione dei fornitori, criteri di valutazione oggettivi secondo modalità dichiarate in anticipo e trasparenti;

• verificando qualità, costi e tempi di consegna;

• assicurando il rispetto degli accordi contrattuali e delle leggi;

• redigendo accordi in forma scritta e comunque stipulandoli prima dell’inizio dell’attività;

• ispirandosi ai principi di correttezza e buona fede nella corrispondenza e nel dialogo con i fornitori, in linea con il più alto standard nelle pratiche commerciali.

I fornitori, fin dalla fase della selezione, sono edotti dell’attenzione riposta da Federlazio ai principi etici e all’importanza che detti principi hanno nella fase di valutazione e scelta dei fornitori. Agli stessi è contrattualmente richiesto l’obbligo di attenersi alle disposizioni contenute nel presente Codice Etico e sono stabilite clausole contrattuali che prevedono adeguate sanzioni in caso di violazione, quali, ad esempio, la risoluzione del contratto.

5.3.Relazioni con i partner e i consulenti esterni

Ai partner commerciali e finanziari e ai consulenti esterni è chiesto di attenersi ai principi ed alle disposizioni contenute nel Codice Etico.

Gli accordi con entrambi devono essere redatti in forma scritta e devono essere stipulati prima dell’inizio dell’attività.

Nei contratti di collaborazione esterna deve essere previsto l’obbligo di attenersi al Codice Etico e stabilire adeguate sanzioni in caso di violazione dello stesso, quali, ad esempio, la risoluzione del contratto. In ogni caso, il compenso da corrispondere deve essere esclusivamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e, comunque, alle capacità professionali e all’effettiva prestazione eseguita. I compensi devono, inoltre, essere supportati da idoneo giustificativo (fattura, etc.), propriamente canalizzato e debitamente registrato.

5.4.Tutela della proprietà industriale ed intellettuale

Federlazio agisce nel pieno rispetto dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale legittimamente in capo a terzi, nonché delle leggi, regolamenti e convenzioni, anche in ambito comunitario e/o internazionale, a tutela di tali diritti. A tal riguardo, tutti i Destinatari del presente Codice Etico dovranno rispettare i legittimi diritti di proprietà industriale ed intellettuale di terzi e astenersi dall'uso non autorizzato di tali diritti, nella consapevolezza che la violazione degli stessi può avere delle conseguenze negative per l’Associazione. Pertanto, tutti i Destinatari del presente Codice Etico dovranno astenersi dall’utilizzare in modo illecito e/o improprio, nell’interesse proprio, aziendale o di terzi, opere dell’ingegno (o parti di esse) protette ai sensi della normativa in materia di violazione del diritto d’autore.

5.5.Omaggi e liberalità

Federlazio vieta, nei rapporti con i terzi, la corresponsione di omaggi, regali, ospitalità, o altri benefici, che eccedano le normali pratiche commerciali o di cortesia e siano tali da compromettere l’integrità e/o la reputazione dell’Associazione, nonché da poter essere interpretati da un osservatore imparziale come finalizzati a creare un obbligo di gratitudine o ad acquisire vantaggi in modo improprio.

Il collaboratore o il dipendente che riceve omaggi, o altra forma di benefici non consentiti, deve assumere ogni opportuna iniziativa al fine di rifiutare gli stessi informando il proprio superiore.

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6.Principi etici nelle relazioni con le istituzioni e la comunità

6.1.Relazioni con la Pubblica Amministrazione

Le relazioni con rappresentanti della Pubblica Amministrazione devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità o la reputazione di Federlazio. Pertanto, tutti i dipendenti e collaboratori devono tenere nei rapporti con la Pubblica Amministrazione comportamenti caratterizzati da correttezza, trasparenza e tracciabilità.

A tal fine, Federlazio si impegna a:

• instaurare canali efficaci di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali;

• rappresentare gli interessi e le posizioni proprie e degli associati in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva;

• coordinare le relazioni con gli interlocutori istituzionali al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti;

• adottare misure adeguate a prevenire i reati nei confronti della Pubblica Amministrazione.

L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi genere, con rappresentanti della Pubblica Amministrazione sono riservati esclusivamente alle funzioni dell’Associazione a ciò preposte e autorizzate. In tali rapporti è assolutamente vietato cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata.

Federlazio proibisce espressamente, sia in Italia che all’estero, tutti i c.d. “pagamenti facilitanti” ovvero qualsiasi tipologia di pagamento o altra utilità effettuata - direttamente o indirettamente - nei confronti di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, italiani o esteri, allo scopo di velocizzare, agevolare o semplicemente assicurare l’effettuazione di un’attività routinaria o di un’attività comunque lecita e legittima nell’ambito dei propri doveri.

6.2.Relazioni con partiti, organizzazioni sindacali e associazioni

Federlazio non finanzia direttamente o indirettamente, partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, né i loro rappresentanti o candidati, né in Italia né all’estero. Federlazio può aderire a richieste di contributi, limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi che siano di elevato valore culturale o benefico riguardanti i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte. Tali contributi dovranno essere erogati in modo rigorosamente conforme alla legge e alle disposizioni vigenti nonché adeguatamente documentati.

Federlazio si astiene inoltre da qualsiasi pressione diretta o indiretta a esponenti politici (ad esempio, tramite accettazione di segnalazioni per le assunzioni e per i contratti di consulenza).

6.3.Salvaguardia dell’ambiente

Federlazio è attenta alle problematiche ambientali ed è consapevole del ruolo strategico dell’ambiente quale strumento di valorizzazione aziendale e reputazionale continuo.

In tal senso l’Associazione persegue obiettivi di miglioramento continuo e di sviluppo sostenibile definendo e mantenendo aggiornata la propria politica ambientale.

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7.Sistema di controllo interno

La trasparenza verso i soci e verso i terzi viene assicurata attraverso un’attenta politica di trasparenza contabile ed un idoneo sistema di controlli interni.

7.1.Registrazioni contabili

La trasparenza contabile si fonda sulla verità, la correttezza e la completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Tutti i dipendenti di Federlazio sono tenuti a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.

Ogni operazione deve essere rilevata e corredata da un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, per consentire:

• l’agevole registrazione contabile;

• l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;

• la ricostruzione accurata dell’operazione, riducendo la probabilità di errori interpretativi.

Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. Ogni dipendente deve far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.

Qualsiasi Destinatario che venisse a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, dovrà riferire i fatti al proprio superiore.

7.2.Controlli interni

È politica di Federlazio diffondere ad ogni livello una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli e da una mentalità orientata all’esercizio del controllo.

Per controlli interni si intendono tutte le attività e gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività con l’obiettivo di assicurare l’economicità (efficacia ed efficienza) delle operazioni in conformità alle strategie, agli obiettivi ed alle politiche dell’associazione, ai fini anche della salvaguardia del patrimonio sociale.

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8.Efficacia del Codice Etico e conseguenze in caso di violazione

8.1.Entrata in vigore del Codice Etico e successive revisioni

Il Codice Etico è adottato a seguito della delibera della Giunta Esecutiva di Federlazio.

La Giunta Esecutiva può riesaminare il Codice Etico in qualsiasi momento, apportandovi modifiche o integrazioni.

Le modifiche e/o integrazioni apportate sono tempestivamente portate a conoscenza di tutti i Destinatari con idonei mezzi di diffusione.

8.2.Diffusione, adesione al Codice Etico e conseguenze della sua violazione

Il Codice Etico viene diffuso presso i Destinatari con le modalità più efficaci stabilite dalla Giunta o dal suo Presidente o dal Direttore Generale (pubblicazione sul sito internet www.federlazio.it o intranet – Trasmissione e-mail ai Dipendenti ai consulenti e agli associati – consegna brevi manu o a mezzo del servizio postale).

I dipendenti e gli associati di Federlazio dovranno sottoscrivere una dichiarazione che conferma la comprensione del Codice Etico e l’adesione ai suoi principi. La violazione delle disposizioni contenute nel Codice Etico è giusta causa di risoluzione del rapporto di lavoro o di esclusione dell’associato.

I fornitori, i partner commerciali e finanziari, i consulenti esterni e in generale gli stakeholder aventi rapporti contrattuali con Federlazio si impegneranno al rispetto del Codice Etico attraverso la sottoscrizione di una apposita clausola contrattuale che prevederà la risoluzione dello stesso in caso di violazione dei principi in esso contenuti.

8.3.Formazione sui contenuti del Codice Etico

Federlazio si impegna a garantire che tutto il personale dell’Associazione (sia in posizione apicale che subordinata) sia formato e informato sui contenuti del Codice Etico.

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